De zoektocht naar het beste CRM kan best een uitdaging zijn. Er zijn veel verschillende aanbieders van deze functionele software-oplossing. Welk systeem is eenvoudig te integreren binnen jouw organisatie? Wat is het kostenplaatje? En hoe gebruikersvriendelijk is het systeem nu echt? Stuk voor stuk vragen waar je in de oriëntatiefase duidelijke antwoorden op wilt krijgen. Met deze handige checklist kies je het beste CRM-systeem voor jouw bedrijf.
Wat moet CRM kunnen voor jouw organisatie?
Het eerste en belangrijkste uitgangspunt is jouw bedrijf. Wat verwacht je van een CRM-systeem en welke eisen en wensen stel je aan CRM? De eerste stap op weg naar hogere klanttevredenheid, meer leads en meer omzet is het creëren van een CRM-strategie. Om te bepalen welke koers je gaat varen is het belangrijk om de verwachtingen en toegevoegde waarde van het systeem voor jouw bedrijf en medewerkers in kaart te brengen. Vragen die je kunt – of eigenlijk moet – stellen voordat je op zoek gaat zijn bijvoorbeeld:
• Waarom wil ik een CRM-systeem?
• Welke doelen wil ik bereiken met het systeem?
• Wil ik bestaande processen en systemen koppelen?
• Welke informatie moet eenvoudig vindbaar zijn?
• Welke functionaliteiten mogen niet ontbreken in CRM?
• Hoeveel gebruikers krijgen toegang tot het systeem?
• Wat is mijn budget?
• Wil ik ondersteuning bij het inrichten van het systeem?
• Kies ik voor een cloud- of ERP-oplossing?
Welke soorten CRM-systemen zijn er?
Voor elke CRM-uitdaging is een passende software-oplossing te vinden. Kies je als bedrijf voor een geïntegreerde ERP-maatwerkoplossing of juist een best-of-breed-pakket? Of past moderne all-in-one-software het beste binnen jouw ambities?
Best-of-breed
Best-of-breed-oplossingen richten zich op één specifiek deelgebied binnen het bedrijfsproces. Met deze ‘superieure’ software of SaaS-oplossing weet je zeker dat je beste van het beste in huis haalt op een deelgebied.
ERP-of maatwerksysteem
ERP is een totaaloplossing – één systeem voor alle bedrijfssoftware. Van CRM en HRM tot urenregistratie en projectmanagement; in een ERP-systeem is alle software direct aan elkaar gekoppeld.
All-in-one
All-in-one-systemen bieden het beste van twee werelden en meer. In dit CRM-systeem profiteer je van het gebruikersgemak en eenvoud van ‘best-of-breed’, versterkt met de integratie en beheersbaarheid van ERP.
Checklist: vind het CRM-systeem dat bij je past
Ben je overtuigd van de toegevoegde waarde van CRM? Dan heb je de belangrijkste stap gezet. Nu is het zaak het CRM-systeem te vinden dat jouw bedrijf helpt groeien. En dat is best nog wel een uitdaging. Want hoe weet je nu eigenlijk welk systeem echt antwoord geeft op jouw wensen en behoeften? Om je te helpen jouw weg te vinden in de wereld van systemen voor customer relationship management, hebben wij een handige checklist samengesteld. Zo vind je zeker de oplossing die je dagelijks helpt bij het verbeteren van klantrelaties en het optimaliseren en professionaliseren van jouw organisatie.
1. Bepaal jouw bedrijfsdoelen
– Waarom wil je een CRM-systeem integreren binnen jouw bedrijfsvoering? En welke concrete doelstellingen heb je voor ogen? Om de toegevoegde waarde van een CRM-systeem volledig te benutten, is het zaak een duidelijke verwachting te creëren. Bij het definiëren van bedrijfsdoelen is de SMART-methode (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) een handig model.
2. Analyse van huidige situatie
– Heb je jouw doelen duidelijk in kaart? Vergelijk dan jouw bedrijfsambities met de huidige situatie en werkwijze binnen jouw bedrijf. Welke klantgegevens worden verzameld? Welke klantgegevens zijn eenvoudig beschikbaar? Op welk punt lopen medewerkers vast? En hoe tevreden zijn klanten eigenlijk? Door antwoord te geven op deze vragen, maak je inzichtelijk of de doelen die je geformuleerd hebt realistisch en haalbaar zijn.
3. De functies van een CRM
– Een CRM-systeem beschikt over talloze modules die je helpen bij het verbeteren van de klantrelatie en het binden van klanten. Je bepaalt zelf welke modules passen bij jouw kersverse strategie. Voorbeelden van modules zijn:
• Relatiebeheer
• Verkoopondersteuning
• Projectmanagement
• Contactmanagement
• Klantenservice
• Urenregistratie
• Facturatie
• Campagnemanagement
• E-commerce
• Workflow-management
• Business Intelligence
Houd bij het selecteren van functies ook rekening met welke medewerkers of afdelingen toegang krijgen tot de informatie. Daarnaast speelt gebruiksvriendelijkheid uiteraard een grote rol. Benader het kiezen van de CRM-modules door uit te gaan van drie invalshoeken: wat heb ik echt nodig, welke functies zijn handig en welke modules zijn overbodig voor mijn organisatie.
4. Het budget
– Natuurlijk heb je vooraf een bedrag in je hoofd dat je maximaal uit wilt geven aan een CRM-oplossing. En hoewel dit een logisch vertrekpunt is, is het bij het kiezen van het juiste CRM-systeem vooral belangrijk te kijken naar wat jouw vastgestelde bedrijfsdoelen zijn. Daarnaast is het type CRM dat je kiest van invloed op de kosten, maar ook het aantal medewerkers dat toegang krijgt en de modules die je wilt toevoegen spelen een rol.
5. CRM-systemen vergelijken
– Een goede voorbereiding is het halve werk. Nu je de bedrijfsdoelen hebt gedefinieerd, het budget is samengesteld en je een keuze hebt gemaakt uit de functies die jouw bedrijf helpen groeien, is het tijd om de verschillende CRM-systemen met elkaar te vergelijken. Je kunt hiervoor contact opnemen met een gespecialiseerde aanbieder, maar ook online kun je deze software-oplossingen eenvoudig met elkaar vergelijken op vergelijkingswebsites. Door het toepassen van filters – zoek bijvoorbeeld op functies, systeemvereisten en budget – vind je direct systemen die passen bij jouw perfecte plaatje.
6. Testen met het team
– Heb je een shortlist van de systemen die het best aansluiten bij jouw CMS-criteria? Neem dan contact op met de aanbieders om de systemen te testen. Doe dit niet alleen zelf, maar laat vooral de dagelijkse gebruikers los op de software. Veel aanbieders komen graag op locatie langs om hun CRM-systeem toe te lichten of stellen eventueel een gratis testversie beschikbaar.
De kracht van volledig klantinzicht
Wat jouw bedrijfsdoelen of zakelijke ambities ook zijn, voor elke organisatie is een passende CRM-oplossing beschikbaar. Want CRM moet net zo flexibel en overtuigend zijn als jouw visie op ondernemen. Daarom biedt Simplicate CRM-software voor bedrijven, waarin wij alle bedrijfsprocessen en dienstverlening alvast voor je hebben uitgedacht. Van het eerste klantcontact tot het versturen van de factuur; met deze complete software voor klantbeheer en projectmanagement werk je beter aan betere relaties.
